home


Planontwikkeling: een geprogrammeerde aanpak.

Greep krijgen op de toekomst van de organisatie of het team is vaak van groot belang. Vooral in perioden van bezuinigingen is het noodzakelijk om vast te stellen, waar in de komende periode de aandacht naar uit dient te gaan.

De basis leggen voor complexe samenwerking, waarbij in een korte tijd de hoofdlijnen van de samenwerking en de prioriteiten in de aanpak worden vastgelegd.

Adviesbureau ToenDra heeft op basis van een groot aantal ervaringen met directies, MT's, leidinggevenden een methodiek ontwikkeld, die via een sterk gestructureerde aanpak leidt tot het vastleggen van het strategisch beleid van de organisatie of teams.
De methodiek is ook toepasbaar bij het ontwikkelen van de startfase van complexe samenwerking.

Via gerichte stappen wordt de agenda voor de nabije toekomst heel concreet opgesteld, terwijl de discussie tot een minimum beperkt wordt.

Het traject verloopt via de volgende stappen:
  1. Door middel van een aantal gerichte vragen worden de relevante ontwikkelingen in beeld gebracht In dit geval ook letterlijk in beeld gebracht, want de uitkomsten komen aan de muur te hangen. "Wat wil ik aan de muur" is dus het thema van deze eerste stap. Dit doet iedere deelnemer aan de bijeenkomst vanuit zijn / haar individueel niveau. Er ontstaat een veelkleurig overzicht, waarbij de wijze van werken vrijwel volledig garandeert, dat alle relevante gegevens in kaart gebracht zijn.
  2. In de tweede stap krijgen de deelnemers de opdracht om per rubriek van antwoorden deze te thematiseren en daar een voorlopig operationeel doel aan te koppelen. "Wat hoort bij wat en hoe kan ik dat noemen" is de titel van deze tweede stap. Er wordt nog steeds gewerkt op individueel niveau. De deelnemers verwerken nu in deze stap ook de reacties van de collega's op de gestelde vragen.
  3. "Wat hoort bij wat en hoe kan ik dat noemen" dus de voorlopige operationele doelen worden samen nader geanalyseerd. De samenhang tussen verschillende doelen wordt in een gesprek met de deelnemers in kaart gebracht. Uitdrukkelijk gaat het hier niet om discussie, maar om samen vast te stellen, tussen welke doelen er een verband aan te brengen is / verbanden aan te brengen zijn. Er ontstaan een aantal clusters van reacties, die de lijn naar de toekomst in zich hebben.
  4. De laatste stap in deze sessie richt zich op het stellen van prioriteiten. Wat moeten we aanpakken en in welke volgorde is de vraag die beantwoord wordt. Ook hier wordt gestart met een prioritering van iedere deelnemer afzonderlijk. Eerst beantwoordt ieder voor zich de vraag "Wat heeft voor mij, vanuit mijn positie prioriteit". De uitkomsten worden uitgewisseld. Bij verschillen van opvatting is er maximaal een uur de tijd om samen vast te stellen, hoe de prioriteiten worden geformuleerd.
De eerste sessie is hiermee afgesloten. De gegevens worden uitgewerkt in het verslag. Deze wordt aan de deelnemers voorgelegd met drie vragen c.q. opdrachten:
  • Is het verslag in overeenstemming met de bijeenkomst? Bij een positieve reactie zijn daarmee de contouren van het plan of de gewenste ontwikkeling en samenwerking vastgelegd.
  • Zijn er relevante zaken die je nu nog mist? Hierbij wordt nagegaan of er zaken zijn gemist tijdens de verschillende stappen.
  • Is de verdere uitwerking op basis van de prioriteiten HAALBAAR. Het formuleren van prioriteiten wil niet altijd zeggen, dat uitvoering van deze prioriteiten in tijd ook haalbaar is.
Het beantwoorden van bovengenoemde vragen / opdrachten is de basis voor het vervolg: de weging van de prioriteiten.
  1. Middels een instructie formulier worden de verschillende elementen van de afzonderlijke prioriteiten "gewogen". Binnen één prioriteit wordt op deze manier vastgelegd, welke elementen relevant zijn, worden kansen en belemmeringen in beeld gebracht en wordt er aandacht besteed aan gewenste oplossingen.
  2. De gegevens van de instructie formulieren worden verwerkt in concreet uit te voeren werkzaamheden. Doelformulering, werkzaamheden en opbrengst worden geformuleerd en terug gekoppeld. In feite ligt er nu een concept plan voor de organisatie, het betreffende organisatie onderdeel, team, de gewenste samenwerking.
  3. Het traject wordt nu afgerond middels een discussie over het voorliggende concept plan. Centrale vraag hierbij is: "Stemt het concept plan wat voor ons ligt overeen met wat wij als belangrijkste activiteiten in het kader van onze werkzaamheden voor de komende periode zien?" De reacties uit de discussie worden in de rapportage verwerkt en wordt daarna aan de organisatie aangeboden.
In het afsluitende rapport worden, bij wijze van invuloefeningen, schema's opgenomen waarin de te ondernemen feitelijke werkzaamheden worden ingevuld.
  • Wat er gebeuren moet.
  • Wie daarvoor verantwoordelijk is.
  • In welke periode de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Uitgangspunt hierbij is, dat deze afronding op het niveau van feitelijk uit te voeren werkzaamheden door de organisatie zelf gebeurt.

terug